Sous l’autorité du chef de bureau, le candidat accomplira diverses tâches administratives dans le respect des procédures, des directives et des priorités, dans un souci de qualité, d’efficacité, de précision et de confidentialité.
Le titulaire du poste accomplira les tâches suivantes:
- Assiste le chef de bureau dans la gestion quotidienne;
- Assure l’assistance administrative et le soutien organisationnel des activités du Bureau, y compris l’organisation des réunions et la préparation des dossiers;
- Prépare et exécute l’organisation pratique et logistique des visites, réunions, voyages officiels et autres événements;
- Participe aux réunions et assure le suivi des actions;
- Met et tient à jour l’agenda du bureau;
- Reçoit les visiteurs, répond et filtre les appels téléphoniques;
- Traite et rédige des correspondance, des présentations et aide à la préparation des rapports;
- Participe à la préparation et à la distribution des rapports, documents, notes d’information, bulletins d’information, etc.
- Assure la circulation des informations et des documents pertinents au sein de l’Office;
- Fournit une assistance linguistique lors de la traduction / synthèse de textes;
- Assure une interprétation ad hoc pour le Bureau lors des réunions;
- Prépare, enregistre, vérifie et suit les différents types de transactions, petites dépenses courantes, relevés, commandes, contrats, stocks, etc.
- Recherche et collecte des informations;
- Fournit une assistance technique pour la publication en ligne des textes, de actualités, des communiqués de presse, etc.);
- Travaille en contact étroit avec d’autres homologues internes et / ou externes pour assurer la coordination de toutes ces activités;
- Rédige des rapports au superviseur sur les activités en cours;
Les candidatures doivent être rédigées en anglais ou en français à l’aide du système de candidature en ligne du Conseil de l’Europe.
En vous connectant au site Web www.coe.int/jobs, vous pouvez créer et soumettre votre candidature en ligne. Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 13 décembre 2018 (minuit heure de Paris).
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